Cas client – Cartographie achats

Comment un groupe d'assurance a cartographié ses contrats et rationalisé ses dépenses IT

Problématique

En recherche d’un contrôle plus efficient de ses dépenses IT, la direction des achats souhaitait référencer précisément les contrats IT du client et établir une stratégie achats pour chacune des familles d’achats.

Diagnostic

Diagnostic

Bien que des efforts aient déjà été déployés en interne pour bâtir un référentiel des contrats, la direction des Achats ne disposait pas d’une visibilité complète de ses dépenses IT :

  • Aucun regroupement comptable et budgétaire n’avait été entrepris avec les données des référentiels achats.
  • Un nombre important de contrats, échappait au contrôle de la Direction des Achats, étant gérés directement par les métiers ou la DSI
  • Les commandes de prestations intellectuelles, notamment, étaient souvent « imposées » par les clients internes, avec des contraintes d’urgence opérationnelle ne laissant pas à la Direction des Achats la latitude de challenger les choix de prestataires ou les chiffrages.
  • La nomenclature utilisée n’était pas adaptée aux dépenses IT, avec notamment une granularité insuffisante sur le périmètre des contrats logiciels qui ne permettait pas de de maitriser les dates de renouvellement

Solution

Après avoir dressé l’état des lieux de l’existant sur la base des budgets, données comptables, contrats référencés et factures, Clédorg a établi un référentiel achat exhaustif basé sur une nomenclature IT normée.

Sur cette base, Clédorg a pu identifier les familles d’achats à adresser de façon prioritaire, les leviers d’optimisation pouvant être mis en œuvre à court terme et formuler des recommandations sur les stratégies d’achat à mettre en œuvre.

Bénéfices & Gains

La direction des achats s’est dotée d’un outil de suivi et de contrôle de sa stratégie d’achat (segmentation fournisseur, règle de consultation, suivi….). De plus, des actions d’optimisation ont pu être mises en œuvre à court terme : rationalisation du panel fournisseurs sur certaines familles (notamment prestations intellectuelles), renégociation des conditions tarifaires sur plusieurs solutions logicielles intégrées de type SaaS ou BPO.